Se on parempi ko tekkee ite! Vai onko sittenkään?
Positiivisia kokemuksia osallistamisesta Lapin älykkään erikoistumisen strategian uudistamisprosessissa
Jaa somessa
Aina ei ole parempi ko tekkee ite. Tähän johtopäätökseen tultiin älykkään erikoistumisen uudistamisen strategiaprosessissa, johon osallistettiin yli sata henkilöä Lapin eri organisaatioista ja yrityksistä.
Lähtökohtaisesti tarkoitus ei ollut pärjätä ite, vaan strategian uudistamisen prosessissa koko syksyn tukemassa, kehittämisen kumppanina oli muotoilutoimisto Arctic Factoryn mahtiyksilöt Jussi ja Julius. Kun yhteistyö Lapin liiton FOKUS-hankkeen ja AF:n kanssa alkoi, tavoitteena oli, että toivottavasti yhteistyömme jälkeen edes osa Lapin toimijoista saa täyslaidallisen älykästä erikoistumista syksyn 2022 aikana.
Täyslaidallista oli tarjolla, sillä strategian uudistaminen aikana järjestettiin yhteensä kahdeksan työpajaa.
“Laajasti eri sidosryhmiä osallistavat työpajat ovat esimerkki uudenlaisesta tavasta tehdä strategiatyötä. Osallistamalla toimintaa liittyvät sidosryhmät mukaan prosessin, voidaan ymmärtää paremmin eri toimijoiden tavoitteita ja tarpeita. Näin kehitettävän strategian sisältö kytkeytyy parhaillaan usean eri organisaation strategisiin tavoitteisiin. Tällä tavalla strategiaprosessi ei ole enää myöskään vain jonkin pienen porukan prosessi vaan parhaillaan itse prosessi on jo synnyttänyt eri toimijat yhdistävää liikettä osallistamisen ja sitouttamisen kautta”, toteaa Jussi.
Toimijoiden monipuolinen ja tiivis osallistaminen ei aina ollut helppoa, ja sitouttaminen vaati paljon myös organisoijilta.
“Jokainen työpaja suunniteltiin huolellisesti osallistujan näkökulmat huomioiden. Tiedostimme varhaisessa vaiheessa, että meidän on kerättävä laajasti näkemystä, tehtävä valintoja yhdessä toimijoiden kanssa, ja synnytettävä jo prosessin aikana liikettä. Jokaisen toimijan näkökulma koettiin tärkeäksi, koska älykkäässä erikoistumisessa on kyse ennen kaikkea yhdessä tekemisestä aluetta koskevien tavoitteiden edistämiseksi. Koemme, että strategiaan saatiin mukaan laajaa ja syvällistä näkemystä, vaikka valintoja painopisteistä ja tavoitteista jouduttiin tekemään erilaisilla menetelmillä. Strategia ei voi olla kaikkia kaikille, tai muuten se ei ratkaise tai rajaa mitään”, komppaavat Riikka ja Jussi
Työpajat olivat täynnä onnistumisia, ja kokonaisuudessaan voidaan nähdä, että osallistamisella oli suuri merkitys. Strategian toteuttajilla on nyt ymmärrystä siitä, miten strategia on laadittu, ja mitä jatkossa seuraa. Työpajat olivat myös paikka keskustella kehitystarpeista, ja ymmärtää strategian sisällöistä laajemmin.
Työpajat pakottivat myös järjestäjät miettimään, sanoittamaan, ja yhä uudestaan määrittelemään, minkä konkreettisen tietotarpeen haluamme työpajalla täyttää.
Strategiatyöpajoja suunnitellessa klassikoiksi muodostui kysymykset: “Mikä meidän tavoite on?” ja “ Mitä konkreettista haluamme tästä työpajasta jäävän käteen? “ Kaikki yhteispalavereita koskevat tutkimukset osoittavat, että suurin osa kokee perus “perjantai-palaverit” hyödyttömiksi. Halusimme käyttää jokaisen asiantuntijan ajan tehokkaasti, joten määrimme jokaiselle työpajalle hyvin tarkat tavoitteet, teimme tarkan fasilitoinnin suunnitelman, koosteen työpajan tuloksista ja tuotoksista sekä kirjasimme opitut asiat välittömästi palaverin jälkeen ylös.
Jos nyt voisimme aloittaa koko homman alusta, mitä me tehtäisiin toisin?
“Varmasti kytkisimme eri sidosryhmien osallistamisen strategiprosessin vaiheisiin tarkemmin. Eli määrittäisimme, milloin kenenkin sidosryhmän tuottamasta tiedosta ja valinnoista, on kaikista eniten hyötyä itse lopulliselle strategialle. Tämä toki vaati aika pedanttia suunnittelua ja koordinointia etupainotteisesti, mutta on ehdottomasti tavoittelemisen arvoista ensi kerralle” toteaa Jussi.
“Osallistimme aikataulun rajoissa sidosryhmiä erilaisista ryhmistä miettimään strategian sisältöjä ja tavoitteita. Mikäli pääsisimme ajassa taaksepäin, voisimme perata tarkemmin eri ryhmien osallistujat ja roolit päällekkäisyyksien välttämiseksi. Toisaalta päällekkäisyydet ja samojen ihmisten osallistaminen useaan kertaan oli myös hedelmällistä, ja mahdollisti asian pinnalla pysymisen”, toteaa Riikka
Kiitämme lämpimästi kaikkia työpajoihin ja strategiaprosessiin osallistuneita! Lohdutuksen sanana haluamme myös välittää, näin alkulämmittelyn jälkeen, että tästä se yhteinen työ vasta alkaa!
Riikka Poikela
Projektipäällikkö
Lapin liitto
Jussi Korhonen
COO & palvelumuotoilija
Arctic Factory